Assistant / Assistante de direction
Emploi Administrations - Institutions
Étiolles, 91, Essonne, Île-de-France
L'agent assiste le directeur des services techniques dans l'exécution des missions administratives. A ce titre, il recueille et traite toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement du service et il suit les dossiers. Principales responsabilités : Accueille et renseigne le public au sein du service (physique et téléphonique) ; Assure le traitement du courrier et des mails entrants (diffusion, réponse, suivi, etc.) ; Gère les agendas de l'équipe et des élus en charges des domaines techniques (prendre et organiser les rendez-vous et les réunions) ; Actualise et suit les tableaux de bord du service et notamment le tableau de suivi des interventions ; Assiste le directeur dans le suivi des dossiers (prise de note, rédaction et saisi de tout type de documents, mise à jour des documents, .) puis en assure le classement et l'archivage ; Prépare les actes du service soumis à l'affichage règlementaire et procède à leur communication ; Etablit les documents administratifs nécessaires aux prêts de matériel et en effectue la saisie sur le fichier dédié ; Assure la gestion des clés et l'attribution de ces dernières aux partenaires extérieurs.